Stefna og við­bragðs­áætl­un gegn ein­elti, kyn­ferð­is­legri áreitni, kyn­bund­inni áreitni og of­beldi

Stefna Grindavíkurbæjar

Grindavíkurbær tekur skýra afstöðu gegn einelti, áreitni og ofbeldi af öllu tagi. Það er stefna Grindavíkurbæjar að allt starfsfólk sýni samstarfsfólki sínu ávallt kurteisi og virðingu í samskiptum.  Einelti, kynbundið og kynferðislegt áreiti sem og ofbeldi er ekki liðið á starfsstöðvum sveitarfélagsins.  Sveitarfélagið grípur til viðeigandi aðgerða gagnvart þeim sem sannanlega leggja aðra í einelti, áreita eða beita ofbeldi og verða þeir látnir axla ábyrgð.  Ráðstafanir geta verið tiltal, áminning, tilflutningur í starfi eða uppsögn.  Alvarleg atvik verða hugsanlega kærð að höfðu samráði við þolanda. 

EKKO stefnan er liður í að tryggja öruggt og heilsusamlegt starfsumhverfi innan stofnana Grindavíkurbæjar í samræmi við lagakröfur og samfélagslega þróun.

Stefnan gildir fyrir allt starfsfólk Grindavíkurbæjar og við allar aðstæður sem tengjast starfi þess, hvort sem störf eru unnin á starfsstöð sveitarfélagsins eða annars staðar. Stefnan gildir jafnframt á viðburðum, samkomum og öðrum starfstengdum viðburðum sem tengjast Grindavíkurbæ.

Skilgreiningar

Skilgreining Grindavíkurbæjar á einelti, kynbundinni áreitni, kynferðislegri áreitni og ofbeldi á vinnustöðum styðst við 3. gr. reglugerðar nr. 1009/2015 um aðgerðir gegn einelti, kynferðislegri áreitni, kynbundinni áreitni og ofbeldi á vinnustöðum

1. Einelti: Síendurtekin hegðun sem almennt er til þess fallin að valda vanlíðan hjá þeim sem fyrir henni verður, svo sem að gera lítið úr, móðga, særa eða ógna viðkomandi eða að valda honum ótta. Skoðanaágreiningur eða ágreiningur vegna ólíkra hagsmuna fellur ekki hér undir.
2. Kynbundin áreitni: Hegðun sem tengist kyni þess sem fyrir henni verður og hefur þann tilgang eða þau áhrif að misbjóða virðingu viðkomandi og skapa aðstæður sem eru ógnandi, fjandsamlegar, niðurlægjandi, auðmýkjandi eða móðgandi fyrir viðkomandi.
3. Kynferðisleg áreitni: Hvers kyns kynferðisleg hegðun sem hefur þann tilgang eða þau áhrif að misbjóða virðingu þess sem fyrir henni verður, einkum þegar hegðunin leiðir til ógnandi, fjandsamlegra, niðurlægjandi, auðmýkjandi eða móðgandi aðstæðna. Hegðunin getur verið orðbundin, táknræn og/eða líkamleg.
4. Ofbeldi: Hvers kyns hegðun sem leiðir til, eða gæti leitt til, líkamlegs eða sálræns skaða eða þjáninga þess sem fyrir henni verður, einnig hótun um slíkt, þvingun eða handahófskennda sviptingu frelsis.

Meginmarkmið

• Að koma í veg fyrir einelti, áreitni og ofbeldi í starfsumhverfi Grindavíkurbæjar.
• Að starfsfólk sýni hvort öðru umhyggju, virðingu og jákvæðni. Það hafi framsækni að leiðarljósi í daglegu starfi og sýni siðferðilega ábyrgð í samskiptum við samstarfsfólk. 
• Allt starfsfólk skal taka þátt í að skapa jákvætt vinnuumhverfi sem stuðlar að vellíðan á vinnustað og er laust við einelti, áreitni, ofbeldi og annað sem veldur vanlíðan. 
• Að Grindavíkurbær sé góður vinnustaður þar sem öllum líður vel. 
• Að starfsfólk sé meðvitað um hvað felist í einelti, kynbundinni eða kynferðislegri áreitni og ofbeldi og stuðli að því að fyrirbyggja slíkt á vinnustöðum bæjarins. 
• Að starfsfólk þekki boðleiðir til að geta brugðist við með réttum hætti. 
• Að starfsfólk sé meðvitað um málsmeðferð eineltis-, áreitnis- og ofbeldismála.

Réttindi og skyldur

Stjórnandi: ber ábyrgð á vinnustað þeim sem hann stjórnar, störfum sinna undirmanna og framfylgir þeim skyldum sem sveitarfélagið setur, m.a. hvað varðar vinnuvernd og áætlun um forvarnir, eðlileg samskipti á vinnustað og vellíðan sinna starfsmanna.  Stjórnanda ber að hafa frumkvæði að tafarlausri íhlutun ef hann hefur vitneskju um einelti, kynbundið eða kynferðislegt áreiti og ofbeldi. Fái stjórnandi vísbendingar um hegðun sem brýtur gegn stefnunni vinnur hann málið að eigin frumkvæði áfram og hefur þá til hliðsjónar tilgang og skilgreiningar. Stjórnandi getur, í samráði við bæjarstjóra fengið utanaðkomandi aðila til að meta hvort um sé að ræða brot á stefnunni. 

Starfsmaður: sem telur sig hafa orðið fyrir eða hefur vitneskju um einelti, kynbundið eða kynferðislegt áreiti eða ofbeldi á vinnustað skal eftir atvikum upplýsa næsta stjórnanda, öryggistrúnaðarmann eða launafulltrúa.

Launafulltrúi: hefur eftirlit með framkvæmd þessa verkferils. Launafulltrúi, í samráði við vinnuverndarnefnd, sér jafnframt til þess að hugað sé að reglulegum forvörnum.

Bæjarstjóri: ber ábyrgð á að unnið sé samkvæmt viðbragðsáætlun berist tilkynning um einelti, kynferðislega áreitni, kynbundna áreitni og/eða ofbeldi á vinnustaðnum.

Áhættumat

Við gerð áhættumats stofnunar skal meta áhættuþætti eineltis, kynferðislegrar áreitni, kynbundinnar áreitni og ofbeldis á vinnustaðnum.  Skal þar m.a. horft til fjölda starfsmanna, aldurs þeirra, kynjahlutfalls, menningarlegs bakgrunns, uppruna, skipulags vinnutíma, vinnuálags, eðli starfa eða annarra þeirra þátta sem geta átt við.  Í því sambandi er meðal annars átt við áhættuþætti er varða hegðun á viðkomandi vinnustað hvort sem atvinnurekandi, stjórnendur og/eða aðrir starfsmenn geta átt hlut að máli. Jafnframt er átt við áhættuþætti er varða samskipti starfsmanna viðkomandi vinnustaðar við einstaklinga sem teljast ekki til starfsmanna vinnustaðarins en samskiptin eiga sér stað í tengslum við þá starfsemi sem fram fer á vinnustaðnum. 

Forvarnir

Bendi niðurstöður áhættumats á að auknar líkur séu á einelti, kynferðislegri eða kynbundinni áreitni eða ofbeldi á vinnustað ber stjórnanda að gera áætlun um forvarnir þar sem meðal annars kemur fram til hvaða aðgerða skuli gripið til að koma í veg fyrir þess konar hátterni. Í því sambandi skal taka mið af öllum tiltækum upplýsingum, þar með talið niðurstöðum úr áhættumati. Markmiðið með áætlun um forvarnir er að draga úr þeirri hættu að aðstæður skapist sem leitt geti til eineltis, kynferðislegrar áreitni, kynbundinnar áreitni eða ofbeldis á vinnustað

Nýjum starfsmönnum skal kynntur verkferill og viðbragðsáætlun við upphaf starfs en jafnframt bera stjórnendur ábyrgð á að fara yfir viðbragðsáætlunina með starfsmönnum einu sinni á ári.

Á vinnustöðum geta komið upp ágreiningsmál og hagsmunaárekstrar sem valdið geta óþægindum. Mikilvægt er að stjórnendur taki á slíkum málum áður en þau þróast til verri vegar.

Málsmeðferð og viðbrögð við EKKO

Bregðast skal við eins fljótt og kostur er þegar fram kemur kvörtun, ábending eða rökstuddur grunur um einelti, kynferðislega áreitni, kynbundna áreitni og/eða ofbeldi á vinnustað eða stjórnandi verður var við slíka hegðun. Öll mál sem berast eru könnuð og fyllsta trúnaðar er gætt við meðferð mála og gagna til að vernda hagsmuni allra hlutaðeigandi. Málsmeðferð er skilgreind eftir formlegu ferli. Við meðferð máls skal stjórnandi eða aðrir aðilar sem um málið fjalla sýna varfærni og nærgætni í aðgerðum sínum með virðingu og einkahagi hlutaðeigandi starfsmanna í huga. Mikilvægt er  að veita ekki óviðkomandi aðilum upplýsingar um mál og tryggja að utanaðkomandi aðilar sem kunna að koma að meðferð máls geri slíkt hið sama. 

Haga skal allri málsmeðferð í samræmi við stjórnsýslulög nr. 37/1993 og reglugerð nr. 1009/2015. Farið skal með allar persónuupplýsingar í samræmi við lög um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga nr. 90/2018 sem og reglur persónuverndar um öryggi persónuupplýsinga. Kanna skal mál nægilega svo hægt sé að komast að niðurstöðu. Hafa skal rannsóknarreglu 10. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993 að leiðarljósi við meðferð málsins. Um trúnað og afhendingu gagna fer samkvæmt stjórnsýslulögum nr. 37/1993 og upplýsingalögum nr. 140/2012.

Alla jafna skal æðsti stjórnandi vinnustaðar stýra rannsókn ásamt launfulltrúa/bæjarstjóra. Heimilt er að kalla til utanaðkomandi aðila ef stjórnendur meta að slíkt þurfi.    

Vanhæfi

Ef ábyrgðaraðili er af einhverjum ástæðum vanhæfur til að taka á málum svo sem vegna hagsmunaárekstra eða tengsla við meintan geranda eða þolanda í málinu skal hann ekki taka þátt í meðferð málsins.

Tilkynningarferli

Starfsmenn sem tilkynna um atvik geta leitað til næsta stjórnanda eða annarra stjórnenda á vinnustaðnum. Sé tilkynning munnleg skal stjórnandi skrá hana nákvæmlega með viðeigandi hætti. Tilkynning skal undirrituð af starfsmanni sem tilkynnir og þeim stjórnanda sem tekur við tilkynningunni. Stjórnendum ber jafnframt að upplýsa launafulltrúa/bæjarstjóra um allar slíkar tilkynningar.  

Einnig er hægt að leita til einhvers af eftirtöldum aðilum: 

• Öryggistrúnaðarmanns á viðkomandi vinnustað. 
• Launafulltrúa. 
• Bæjarstjóra. 

Bregðist næsti stjórnandi skyldu sinni eða hann er viðriðin mál er ávallt hægt að leita beint til launafulltrúa/bæjarstjóra.  Það sama gildir ef öryggistrúnaðarmaður sinnir ekki máli. 

Athugun á málsatvikum

Athugun miðar að því að fá fram sem gleggsta mynd af öllum hliðum málsins. Taka skal tilkynningar um einelti, áreiti og ofbeldi alvarlega og bregðast skjótt við. Hlusta á sjónarmið allra aðila og gæta trúnaðar og tillitssemi. Þegar formleg tilkynning er komin fram þarf að upplýsa meintan geranda  um hana. Stjórnandi skal eftir atvikum stýra málsmeðferð, nema hann eigi beina eða óbeina aðild að máli. Þegar búið er að upplýsa meintan geranda  um kvörtun þarf að taka viðtöl við málsaðila.  

Meintum geranda skal vera gert kleift að kynna sér tilkynningu þolanda  í viðtali um tilkynninguna. Stjórnandi og öryggistrúnaðarmaður vinnustaðarins skulu taka viðtöl í samráði við launafulltrúa. Viðmælanda er heimilt að hafa með sér trúnaðarmann eða annan aðila. 

Ferill máls:

1.        Kvörtun eða ábending: Vinnsla hefst þegar mál kemur upp eða tilkynning hefur borist.  

2.        Mat á aðstæðum

Viðtöl og upplýsingaöflun

§  Viðtal við þolanda til að yfirfara atvik og formlega tilkynningu. Þolanda er boðinn faglegur stuðningur.

§  Viðtal við meintan geranda til að yfirfara atvik og gera honum grein fyrir stöðu mála. Meintum geranda er boðinn faglegur stuðningur.

§  Nánari upplýsingaöflun ef við á sem getur falið í sér viðtöl við vitni, samstarfsfólk og/eða stjórnendur.

Aðlaga vinnuaðstæður

Hvernig vinnuaðstæðum skuli háttað á meðan á meðferð málsins stendur.

Hverjir koma að rannsókn máls

Taka þarf ákvörðun um hverjir koma að rannsókn málsins og hvort kalla eigi til utanaðkomandi aðila.

3.        Niðurstaða og ákvörðun

Mikilvægt er að upplýsa hlutaðeigandi starfsfólk um niðurstöðu máls, hvort sem rannsóknin leiddi í ljós að um einelti, áreitni eða ofbeldi hafi verið að ræða eða ekki.

4.        a. Ef niðurstaða máls er EKKO

Stjórnandi þarf að grípa til aðgerða þegar niðurstaða liggur fyrir í málinu og stuðla að forvörnum til að tryggja öryggi, heilsu og vellíðan starfsfólks.

4.        b. Ef niðurstaða máls er ekki EKKO

Stjórnandi þarf að grípa til aðgerða þegar niðurstaða liggur fyrir í málinu og stuðla að forvörnum til að tryggja öryggi, heilsu og vellíðan starfsfólks þó niðurstaðan sé sú að ekki hafi verið um einelti, áreitni eða ofbeldi að ræða. 

5.        Mat á árangri   

Árangur þeirra aðgerða sem gripið hefur verið til í kjölfar EKKO máls skal metinn.

Lausnarvinna 

Aðeins er farið í lausnarvinnu séu brot metin af stjórnanda sem væg og allir aðilar eru sammála að fara þá leið. Lausnarvinna miðar að því að finna viðeigandi úrlausnir sem allir málsaðilar geta sætt sig við. Í vissum tilfellum þarf að leita til utanaðkomandi aðila við úrvinnslu mála, til dæmis ef þörf er á stuðningsviðtölum eða öðrum úrræðum. Ef aðilar eru ekki sáttir við þessa leið eða stjórnendur meta að hún sé ekki raunhæfur kostur þá er henni sleppt. 

Ef farin er lausnarleið þá eru skrefin eftirfarandi: 

1. Viðtal við málsaðila – ýmist saman eða sitt í hvoru lagi, allt eftir eðli málsins.  
2. Rætt er við stjórnanda vinnustaðarins og/eða næstu yfirmenn málsaðila eftir atvikum. 
3. Áætlun um framhaldið lögð upp í samráði við málsaðila og hlutaðeigandi tengda aðila. 
4. Sáttum náð og eftir atvikum skrifað undir sáttasamning. 
5. Eftirfylgni stjórnanda að lágmarki tvö samtöl með aðilum til að fylgja eftir sáttasamningi. 

Eftirfylgni lausnarvinnu 

Eftirfylgni lausnarvinnu miðar að því að tryggja bætta líðan málsaðila og að koma í veg fyrir að einelti, áreitni, eða ofbeldi endurtaki sig. Stjórnandi á vinnustað ber ábyrgð á framvindu máls nema hann sé málsaðili en þá er bæjarstjóri ábyrgur fyrir ferli.  

Innan eins mánaðar skal boða hvorn málsaðila fyrir sig á fund til að kanna stöðu mála. Komi í ljós að einelti, áreitni eða ofbeldi eigi sér þá enn stað skal funda með málsaðilum og ef ástæða er til taka málið upp að nýju og eftir atvikum. Niðurstöður eru skjalaðar. 

Eftir þrjá mánuði skal farið yfir stöðu málsins með hvorum málsaðila fyrir sig og ef allt er í eðlilegum farvegi telst málsmeðferð lokið. Ef einelti, áreitni eða ofbeldi er enn til staðar skal taka málið upp að nýju.  Niðurstöður eru skjalaðar. 

Óski málsaðilar eftir að fá skriflega staðfestingu á að málinu sé lokið af hálfu atvinnurekanda skal stjórnandi eða bæjarstjóri verða við þeirri beiðni enda berist þeim slík beiðni innan sex mánaða frá því að hann upplýsti um málslok af sinni hálfu. 

Áframhald á einelti, áreitni eða ofbeldis eftir að málsmeðferð lausnarvinnu lýkur 

Starfsmaður sem verður uppvís að því að leggja einhvern í einelti, áreita eða beita ofbeldi á annan hátt og heldur áfram uppteknum hætti þrátt fyrir að málsmeðferð teljist lokið, hvort heldur sem um er að ræða sama þolanda eða nýjan, má búast við að fá skriflega áminningu. Hafi starfsmaður fengið áminningu vegna áðurnefndrar hegðunar og haldi henni áfram má hann búast við að verða sagt upp störfum í samræmi við réttindi og skyldur starfsmanna sveitarfélaga. 

Áminning eða uppsögn 

Ef stjórnendur telja að um sé að ræða brot í starfi og lausnarferill kemur ekki til greina er málsmeðferð í samræmi við ákvæði kjarasamninga um brot í starfi og starfsmannastefnu Grindavíkurbæjar. Kemur þá annaðhvort til áminningar eða ef brot er alvarlegt eða vera geranda/gerenda á vinnustað skaði vinnustaðinn í heild þá kemur beint til uppsagnar. Hafi gerandi/gerendur þegar fengið áminningu er brottrekstur næsta skref. 

Endurmat á vinnuaðstæðum og mat á árangri 

Í kjölfar máls skal stjórnandi í samráði við bæjarstjóra/launafulltrúa meta hvernig vinnuaðstæðum á vinnustað skuli háttað í framhaldinu þannig að dregið sé úr líkum á að aðstæður skapist sem leitt geti til eineltis, kynferðislegrar áreitni, kynbundinnar áreitni eða ofbeldis. Skal gripið til viðeigandi fyrirbyggjandi ráðstafana og reglubundið mat lagt á árangur þeirra ásamt því að áætlun og aðgerðir í vinnuvernd á vinnustaðnum eru endurskoðaðar. launafulltrúa skal tilkynnt um slíkt mat reglulega og endurskoðað áhættumat og forvarnir. 

Upplýsingagjöf á meðan málsmeðferð stendur 

Stjórnandi skal meta hvernig vinnuaðstæðum á vinnustað skuli háttað meðan á meðferð máls stendur. Þá skal meta hvernig haga skuli upplýsingagjöf innan vinnustaðarins þ.m.t. til hlutaðeigandi starfsmanna og vinnuverndarfulltrúa. Þegar máli er lokið skal stjórnandi  senda aðilum máls tilkynningu um að málinu sé lokið af hans hálfu.

Meðferð gagna 

Stjórnandi eða málsmeðferðaraðili skal skrá niður allt sem tengist meðferð máls og halda hlutaðeigandi starfsmönnum sem og öryggistrúnaðarmanni vinnustaðarins upplýstum meðan á málsmeðferðinni stendur, meðal annars með því að veita þeim aðgang að öllum upplýsingum og gögnum í málinu, að teknu tilliti til laga um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga.  Móttekið mál er skráð í skjalakerfi bæjarins og flokkað sem trúnaðarmál. Öll gögn eru geymd í samræmi við skjalaáætlun og eru hluti af gögnum starfsmanns. 

Tilgangur flæðiritsins er að styðja við stjórnendur þegar upp koma mál tengd einelti, áreitni og ofbeldi. Flæðiritið nær yfir ferlið frá því að tilkynning berst og þar til máli telst lokið.

Um flæðiritið

Tilgangur flæðiritsins er að styðja við stjórnendur þegar upp koma mál er varða einelti, áreitni og ofbeldi – frá því að kvörtun eða ábending berst og þar til máli telst lokið.

Aðgerðir í flæðiritinu eru í samræmi við kröfur sem gerðar eru við úrlausn slíkra mála í reglugerð um aðgerðir gegn einelti, kynferðislegri áreitni, kynbundinni áreitni og ofbeldi á vinnustöðum.

Gátlisti fylgir flæðiritinu sem gott er að hafa til hliðsjónar til að tryggja góða málsmeðferð.