Innkaupareglur Grindavíkurbæjar

I kafli. Tilgangur, gildissvið og ábyrgð

1. gr.
Tilgangur

Reglur þessar eru settar til að stuðla að vönduðum og hagkvæmum innkaupum Grindavíkurbæjar og tryggja gæði vöru, þjónustu og verka sem Grindavíkurbær kaupir. Ennfremur skulu reglurnar stuðla að því að litið sé til umhverfissjónarmiða og líftíma vöru við innkaup.

Reglum þessum er ætlað að stuðla að því að Grindavíkurbær hagi innkaupum sínum í samræmi við góða viðskiptahætti og tryggja að stjórnsýsla á sviði innkaupa sé vönduð.

Reglum þessum er ætlað að stuðla að því að almennar kröfur um stjórnfestu og fyrirsjáanleika í framkvæmd, gagnsæi, jafnræði og málsskotsrétt séu virtar við innkaup.

Forstöðumaður tæknideildar Grindavíkurbæjar skal hafa frumkvæði að því að samræma innkaup Grindavíkurbæjar þegar um er að ræða vöru eða þjónustu sem stofnanir Grindavíkurbæjar hafa almennt not fyrir.

2. gr.
Orðskýringar

Innkaup: kaup á hvers kyns aðföngum, þ.e. kaup á þjónustu, vörum og verklegum framkvæmdum.

Útboð: Innkaupaferli þar sem hvaða fyrirtæki sem er getur lagt fram tilboð. Undir hugtakið útboð falla heiti þar sem lýst er því sem boðið er út, eins og þjónustuútboð, verkútboð, vöruútboð, en einnig heiti eins og alútboð, samkeppni, hönnunarsamkeppni, tveggja áfanga keppni og útboð með tveggja umslaga kerfi. Forval er hluti útboðs.

3. gr.
Gildissvið

Reglur þessar gilda fyrir Grindavíkurbæ og allar stofnanir, deildir og fyrirtæki sem rekin eru af Grindavíkurbæ, bæði A- og B-hluta stofnanir.

Ábyrgð á að innkaup séu í samræmi við innkaupareglur Grindavíkurbæjar og ákvæði laga er á hendi viðkomandi forstöðumanns eða stjórnanda.

Innkaupareglum Grindavíkurbæjar skal fylgt við öll stærri innkaup, sem og lögum um framkvæmd útboða nr. 65/1993 og lögum um opinber innkaup nr. 84/2007 þegar við á.

II kafli. Samningar og innkaupaaðferðir

4. gr.
Samningar og fjárhæðir

Meginreglan er sú að beitt skuli útboðum við innkaup þó með eftirfarandi fjárhæðartakmörkunum:

Þegar áætluð samningsfjárhæð vegna verklegrar framkvæmdar er yfir 5.000.000 kr. skal útboð viðhaft. Ef áætluð fjárhæð kaupa á þjónustu fer yfir 3.000.000 kr. eða yfir 3.000.000 kr. vegna vörukaupa skal sömuleiðis viðhafa útboð. Allar tölur eru með virðisaukaskatti.

Þegar áætluð samningsfjárhæð er yfir viðmiðunarfjárhæð vegna opinberra innkaupa á EES svæðinu skv. reglugerð nr. 807/2007 skal viðhafa útboð á EES svæðinu með þeim áskilnaði sem getur um í lögum nr. 84/2007.

Við mat á ætlaðri fjárhæð samnings skal telja með allan kostnað innkaupa miðað við þann tíma þegar auglýsing um innkaupin birtist. Sé fyrirhugað að kaupa vöru, þjónustu eða verk í áföngum skal miða við samanlagt heildarverð allra áfanga sem boðið er út.

Óheimilt er að skipta innkaupum niður með einum eða öðrum hætti til að lækka fjárhæð, eða áætlaða fjárhæð innkaupa í þeim tilgangi að komast hjá útboði/verðfyrirspurn. Þannig er t.a.m. óheimilt að skipta innkaupum milli tímabila og skipta eða láta skipta reikningum frá seljendum niður í smærri einingar.

Forstöðumaður tæknideildar skal annast alla samningsgerð í framhaldi útboða og verðfyrirspurna sé ekki annað ákveðið sbr. 6. gr.

Óheimilt er að gera ótímabundna samninga.

5. gr.
Innkaupaaðferðir

Við innkaup Grindavíkurbæjar skulu eftirfarandi innkaupaaðferðir notaðar:
• Fyrirspurn og samningur/pöntun í kjölfarið.
• Útboð, opið eða lokað, og samningur/pöntun í kjölfarið.
• Innkaup samkvæmt rammasamningi.
• Samningur eða pöntun án undangengins útboðs eða fyrirspurnar.

Við innkaup Grindavíkurbæjar er einnig heimilt, þar sem við getur átt, að beita eftirtöldum aðferðum:
• Samningskaupum að undangenginni birtingu útboðsauglýsingar.
• Samningskaupum án undangenginnar birtingar útboðsauglýsingar.
• Samningskaupum vegna hönnunarsamkeppni.

6. gr.
Umsjón innkaupa

Forstöðumaður tæknideildar hefur yfirumsjón með öllu forvali, útboðum og fyrirspurnum sem og samningskaupum, nema annað sé tekið fram, í samráði við bæjarstjóra.

Ábyrgð á innkaupum er á hendi viðkomandi forstöðumanns eða stjórnanda.

III kafli. Útboð og fyrirspurnir

7. gr.
Opið útboð

Þegar um er að ræða kaup á verki eða þjónustu sem margir geta framkvæmt eða veitt, eða vöru sem margir selja eða geta útvegað, skal almennt viðhafa opið útboð.

8. gr.
Lokað útboð

Þegar opnu útboði verður ekki við komið, það þykir ekki hagkvæmur kostur eða aðrar málefnalegar ástæður eru fyrir hendi, er heimilt að viðhafa lokað útboð. Almennt skal lokað útboð ekki viðhaft nema að undangengnu forvali. Þegar lokað útboð er viðhaft skal leitast við að ná fram raunhæfri samkeppni og því skal lágmarksfjöldi vera fjórir, ef þess er nokkur kostur. Að jafnaði er heimilt að hafa lokað útboð ef fjárhæðir eru lægri en skv. 4. grein en hærri en fjárhæðir skv. 13. grein.

Þegar um er að ræða vandasöm, faglega og /eða tímalega krefjandi og/eða fjárfrek verk skal tryggja eins og kostur er að væntanlegir bjóðendur hafi bæði faglega og fjárhagslega getu til að framkvæma viðkomandi verk.

9. gr.
Forval

Þegar forval er viðhaft til að velja þátttakendur í lokuðu útboði, samkeppni eða samningskaupum, skal þess krafist í forvalsgögnum að umsækjendur leggi fram upplýsingar sem sýna getu þeirra til að taka að sér verkefnið. Þannig skal í forvalsgögnum koma fram með skýrum og greinargóðum hætti hvaða gagna eða upplýsinga er krafist frá umsækjendum og hvernig verði staðið að vali á þátttakendum. Hægt er að takmarka fjölda þátttakenda í útboði, samkeppni eða samningskaupum, t.d. þannig að í forvalsgögnum komi fram að aðeins umsækjendur sem uppfylla tilteknar lágmarkskröfur fái að taka þátt í því eða að aðeins tiltekinn fjöldi fái þátttökurétt.

10. gr.
Lokað útboð án forvals

Viðhafa má lokað útboð meðal valdra bjóðenda, án forvals, enda liggi málefnalegar og gildar ástæður því að baki.

11. gr.
Auglýsing útboða

Útboð skal auglýsa opinberlega. Í auglýsingu skal koma fram hvar og hvenær útboðsgögn eru til afhendingar, hver kaupandi er, hvað boðið er út, hver frestur er til að skila tilboði og skilatími þess sem verið er að bjóða út.

Við lokað útboð skal senda orðsendingu um útboðið til þeirra sem kaupandi gefur kost á að gera tilboð. Í orðsendingunni skal, auk þess sem tilgreint er í 1. mgr., koma fram hvaða aðilum er gefinn kostur á að gera tilboð.

12. gr.
Útboðsgögn

Útboðsgögn skulu innihalda allar nauðsynlegar upplýsingar svo unnt sé að gera tilboð. Frestur til að skila tilboði skal alltaf vera hæfilegur miðað við umfang þess sem boðið er út.

Í útboðsgögnum skal skýrt koma fram hvernig tilboð verði metin og hvaða forsendur verði lagðar til grundvallar vali á samningsaðila.

13. gr.
Fyrirspurnir

Þegar ekki er viðhaft útboð eins og meginreglan í 1. mgr. 4. gr. kveður á um vegna innkaupa vöru, verka eða þjónustu skal fyrirspurn almennt vera undanfari viðskipta. Skylt er að fyrirspurn sé undanfari viðskipta þegar áætluð fjárhæð innkaupa vegna verklegrar framkvæmdar er yfir 500.000 kr., yfir 400.000 kr. þegar um þjónustu er að ræða, en yfir 300.000 kr. þegar um vörukaup er að ræða. Öll viðmiðunarverð eru með virðisaukaskatti.

Forstöðumenn stofnana geta falið umsjónarmanni eigna hjá Grindavíkurbæ, (forstöðumanni eignasjóðs) að annast fyrirspurnir á vöru, að undanskildum tölvubúnaði, og þjónustu fyrir stofnanir, deildir og fyrirtæki Grindavíkurbæjar, enda eru umrædd kaup hjá Eignasjóði. Forstöðumenn geta falið tölvuumsjónarmanni fyrirspurnir vegna kaupa á tölvubúnaði.
Þetta gildir nema annað sé ákveðið sbr. ákvæði 6. gr.

Fyrirspurn er framkvæmd, þar sem útboð er ekki talið eiga við, til að afla tilboða frá tilteknum aðilum sem taldir eru geta útvegað vöru, veitt þjónustu eða framkvæmt verk, sem óskað er eftir hverju sinni. Þrátt fyrir að fyrirspurnir séu óformlegri en útboð, samkvæmt þeim lögum sem um þau gilda, skal tilboða aflað á grundvelli skriflegra fyrirspurnargagna og tilboð skulu einnig vera skrifleg. Heimilt er að senda út fyrirspurnir og taka við tilboðum í fyrirspurnir með símbréfi og/eða tölvupósti. Málsmeðferð öll skal vera vönduð, fyrirspurnargögn skulu vera skýr og greinargóð og skýrt skal koma fram ef meta á tilboð á öðrum forsendum en verði einu saman. Opnun tilboða/verðfyrirspurnar, á tilsettum opnunartíma, skal skráð af starfsmönnum. Samanburðarskrá tilboða skal gerð og þátttakendur skulu upplýsir um val á tilboði og tilboð annarra aðila.

14. gr.
Undanþága frá útboði og/eða verðfyrirspurn

Heimilt er að veita undanþágu frá útboði og verðfyrirspurn ef ríkar ástæður eru fyrir hendi, svo sem ef búnaður fæst eingöngu hjá einum aðila.

Sá sem undanþágu getur veitt er bæjarstjóri.

IV kafli. Mat á tilboðum og samningsaðilum

15. gr.
Mat og val á tilboðum/samningsaðilum

Ætíð skal taka því tilboði sem hagkvæmast er miðað við kröfur í útboðslýsingu, lög og reglur. Ef hagstæðasta tilboð er ekki jafnframt lægsta tilboð skal það rökstutt sérstaklega.

Í útboðsgögnum skal tilgreina forsendur fyrir vali tilboðs með eins nákvæmum hætti og framast er unnt. Í forsendum má ekki vísa til annarra atriða en staðreynd verða á grundvelli gagna sem bjóðendur leggja fram eða með öðrum hlutlægum hætti. Við gerð útboðsgagna skal taka mið af umhverfissjónarmiðum m.a. líftímakostnaðar þar sem það á við.

Kaupandi skal meta tilboð á grundvelli þeirra forsendna fyrir vali tilboðs sem fram komu í upphaflegri útboðslauglýsingu eða skýringargögnum og skal velja hagkvæmasta. Kaupanda er heimilt að óska eftir því að sá þátttakandi sem átt hefur hagkvæmasta boð skýri atriði í tilboði sínu eða staðfesti tilteknar skuldbindingar sem þar hafa komið fram, enda leiði það ekki til þess að grundvallarþáttum í tilboðinu, eða útboðsauglýsingu, sé breytt þannig að samkeppni sé raskað eða um mismunun verði að ræða.

Leggja skal fram rökstuðning með tillögu um val á samningsaðila.

16. gr.
Fjárhagsstaða bjóðenda/viðsemjenda

Fjárhagsstaða bjóðanda skal vera það trygg að hann geti staðið við skuldbindingar sínar gagnvart Grindavíkurbæ.

Óheimilt er að gera samning við þann sem eftirfarandi á við:
1. Sætir nauðasamningum eða er undir gjaldþrotaskiptum.
2. Er í vanskilum með opinber gjöld
3. Er í vanskilum með eigin lífeyrissjóðsiðgjöld eða iðgjöld til lífeyrissjóðs.

Óheimilt er að greiða viðsemjanda vegna verks eða þjónustu fyrr en fullnægjandi samningsefndatrygging liggur fyrir og samningur er frágenginn.

Heimilt er að gera kröfu um jákvæða eiginfjárstöðu tilboðsgjafa í útboðum.

Heimilt er að kanna viðskiptasögu eigenda. Leiði sú könnun í ljós að eigandi eða fyrirtæki hans hafi lent í greiðslu- eða gjaldþroti sbr. 28. gr. laga um opinber innkaup, s.l. fimm ár (gjaldþrot, nauðasamninga, greiðslustöðvun o.fl.) ber að vísa bjóðanda frá, enda eigi í hlut sams konar rekstrareining, með sömu eða nær sömu eigendur, í sömu eða nær sömu atvinnustarfsemi, en með nýja kennitölu.

17. gr.
Meðferð reikninga vegna innkaupa

Í skriflegum samningum um innkaup á verkum , vöru eða þjónustu skal skýrt kveðið á um reikningsgerð og greiðslutilhögun.

V kafli. Almenn ákvæði

18. gr.
Ábyrgð á því að farið sé að reglum um innkaup

Ábyrgð á að innkaup séu í samræmi við innkaupareglur Grindavíkurbæjar er á hendi viðkomandi stjórnanda.

19. gr.
Hæfis og siðareglur

Enginn starfsmaður Grindavíkurbæjar eða fulltrúi í nefnd, ráði eða stjórn á vegum Grindavíkurbæjar má eiga aðild að ákvörðunum um innkaup, sem varða aðila sem þeir eru náskyldir eða í hagsmunatengslum við. Ber starfsmanni eða nefndarfulltrúa að hafa frumkvæði að því að gera viðvart um ástæður er kunna að valda vanhæfi hans sbr. hæfisreglur í 3. gr. stjórnsýslulaga.

Starfsmönnum Grindavíkurbæjar og fulltrúum í nefndum, ráðum eða stjórnum á vegum Grindavíkurbæjar er óheimilt að þiggja boðsferðir og gjafir sem tengjast viðskiptum við Grindavíkurbæ nema með samþykki bæjarstjóra.

Allir starfsmenn er koma að innkaupum og innkaupamálum skulu gæta þagmælsku um það sem þeir fá vitneskju um í starfi sínu og leynt á að fara vegna viðskiptahagsmuna eða af öðrum ástæðum sem leiða af lögum eða eðli máls.

20. gr.
Kæru- og endurupptökuheimild

Sé um að ræða innkaup sem falla undir lög um opinber innkaup nr. 84/2007, sbr. 10. gr. og IX kafla laganna, er aðila heimilt að kæra til kærunefndar útboðsmála. Kæra skal borin skriflega undir kærunefnd útboðsmála innan fjögurra vikna frá því að kærandi vissi eða mátti vita um þá ákvörðun, athöfn eða athafnaleysi sem hann telur brjóta gegn réttindum sínum. Allaf er þó heimilt að ber kæru undir kærunefnd útboðsmála innan 15 daga frá því að rökstuðningur skv. 75. gr. er veittur.

Telji bjóðendur eða seljendur vöru, verka eða þjónustu að á sér hafi verið brotið eða meðferð innkaupamála Grindavíkurbæjar sé ábótavant, er aðila heimilt að óska eftir endurupptöku máls ef ákvörðun hefur byggst á ófullnægjandi eða röngum upplýsingum um málsatvik eða ákvörðun hefur byggst á atvikum sem breyst hafa verulega frá því að ákvörðun var tekin. Beiðni um endurupptöku skal beina skriflega til bæjarstjóra Grindavíkurbæjar innan 3ja mánaða frá birtingu ákvörðunar.

21. gr.
Gildistaka og endurskoðun

Fjárhæðir samkvæmt þessum reglum skal endurskoða ár hvert.